Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie E-Mails an andere Empfänger (interne und externe E-Mail-Adressen) weiterleiten können. Die richtige Art der Weiterleitung ist abhängig von Ihren Anforderungen und diese werden im Folgenden vorgestellt.
a) Weiterleitungen durch den BENUTZER über die Outlook Web App
- Weiterleitung bestimmter E-Mails eines Postfachs
b) Weiterleitungen durch den ADMINISTRATOR über die Exchange Verwaltung
- Weiterleitung aller an ein Postfach zugestellten E-Mails
- Weiterleitung aller an eine bestimmte E-Mail Adresse gesendeten Mails
- Individuelle Weiterleitungen über ein öffentliches Info-Postfach
- Verteilen aller an eine Adresse gesendeten Mails an mehrere Empfänger
- Weiterleitung auf Domainebene
a.1. Weiterleitung bestimmter E-Mails eines Postfachs
- Benutzer können E-Mails, die an ihr persönliches Postfach zugestellt werden, an eine andere E-Mail Adresse umleiten.
- Bei mehreren Alias-E-Mail Adressen auf einem Postfach ist die Empfangsadresse nicht relevant. Regeln zur Umleitung können auf alle in das Postfach zugestellten E-Mails angewendet werden.
- Kriterien, welche E-Mails weitergeleitet werden, können über individuelle Regeln durch den Postfach-Benutzer flexibel eingestellt werden.
- Kopien der Nachrichten können dabei im Postfach bestehen bleiben.
- Die Einrichtung erfolgt unkompliziert über die Outlook Web App.
- Einrichtung: Einrichtung einer E-Mail Weiterleitung
b.1. Weiterleitung aller an ein Postfach zugestellten E-Mails
- Administratoren können alle E-Mails, die an ein Postfach zugestellt werden, weiterleiten.
- Die Weiterleitung kann an interne Postfächer, Kontakte mit internen Zieladressen oder Kontakte mit externen E-Mail Adressen erfolgen.
- Kopien der Nachrichten können im Postfach bestehen bleiben.
- Melden Sie sich an der Exchange Verwaltung an.
- Wechseln Sie in die Benutzerverwaltung.
- Markieren Sie das gewünschte Postfach.
- Wählen Sie die Aktion „E-Mail-Weiterleitung“
- Wählen Sie das Zielpostfach oder den Zielkontakt. (für die Weiterleitung zu einer externen Adresse, legen Sie vorher einen Kontakt mit der externen Adresse an)
- Wählen Sie, ob Kopien im Postfach gespeichert werden sollen oder nicht.
- Speichern Sie Ihre Einstellungen
b.2. Weiterleitung aller, an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendeten, Mails
- Als Administrator können Sie E-Mail Adressen unter Ihrer Domain anlegen, die als reine Weiterleitungsadresse dienen.
- Alle E-Mails, die an diese Adresse(n) gesendet werden, werden an eine bestimmte E-Mail Adresse direkt umgeleitet.
- Eine Zwischenspeicherung (z.B. in einem Postfach auf dem Exchange Server) findet nicht statt.
- Sie können mehrere Alias-Empfangs-Adressen zuordnen.
- Als Administrator können Sie über die Exchange Verwaltung einen Kontakt erstellen, der zur Weiterleitung dient.
- Melden Sie sich an der Exchange Verwaltung an.
- Wechseln Sie auf den Menüpunkt „Kontakte“
- Erstellen Sie einen neuen Kontakt.
- Ordnen Sie dem Kontakt eine Zieladresse zu.
– An diese Adresse werden alle E-Mails weitergeleitet.
– Die Zieladresse kann eine interne oder externe Adresse sein.
– Geben Sie die vollständige E-Mail Adresse ein. - Ordnen Sie dem Kontakt eine Empfangsadresse zu.
– Die E-Mail Adresse darf keinem anderen Benutzer zugeordnet sein. - Nachdem Sie den Kontakt angelegt haben, können Sie mit der Aktion „E-Mail Adressen“ weitere Alias-Adressen zum Empfang hinzufügen.
b.3. Komplexere Weiterleitungen über ein öffentliches Info-Postfach
- Sie können auf Basis individueller Kriterien E-Mails weiterleiten. Z.B. E-Mails von bestimmten Absendern, mit bestimmten Inhalten, usw.
- Bei mehreren Alias-E-Mail Adressen auf einem Postfach ist die Empfangsadresse nicht relevant. Regeln zur Umleitung können auf alle E-Mails – unabhängig von der empfangenden E-Mail Adresse – angewendet werden.
- Kriterien, welche E-Mails weitergeleitet werden, können über individuelle Regeln durch den Postfach-Benutzer eingestellt werden.
- Kopien der Nachrichten können dabei im Postfach bestehen bleiben.
- Allgemeine E-Mail Adressen werden einem sogenannten öffentlichen „Info-Postfach“ zugeordnet. Info-Postfächer verfügen über die volle Funktionalität von Regeln, wie normale Postfächer.
- Die Einrichtung der Umleitungen und Regeln erfolgt unkompliziert über die Outlook Web App oder ein lokal installiertes Outlook.
- Ordnen Sie dem Info-Postfach die E-Mail Adressen zu, über die E-Mails empfangen werden sollen.
- Melden Sie sich an der Outlook Web App mit den Zugangsdaten des Info-Kontos an.
- Wechseln Sie auf „Einstellungen“ > „Optionen“ > „E-Mail organisieren“
- Erstellen Sie mit dem Regelassistent eine neue Regel.
- Definieren Sie Kriterien, welche E-Mails weitergeleitet werden sollen.
- Wählen Sie als Aktion „Nachricht umleiten an…“
- Wählen Sie die aus den Kontakten die Zieladresse aus (ggf. müssen Sie vor dem Erstellen der Regel einen Zielkontakt dazu anlegen)
b.4. Verteilen aller an eine Adresse gesendeten Mails an mehrere Empfänger
- Administratoren können mit Hilfe von „Verteilergruppen“ alle E-Mails an bestimmte Emfangsadresse(n) an ein oder mehrere Benutzer weiterleiten.
- Für interne E-Mail Verteiler kann die Gruppe so eingeschränkt werden, dass diese nur E-Mails aus Ihrer Organisation entgegennimmt und E-Mails aus dem Internet nicht akzeptiert werden.
- Ferner kann definiert werden, ob die Verteilergruppe im globalen Adressbuch angezeigt wird oder nicht.
- Wenn diese nicht im Adressbuch angezeigt wird, muss die E-Mail Adresse bekannt sein, um E-Mails dahin zu versenden.
- Damit können sichere, interne E-Mail Verteiler aufgebaut werden.
- Einrichtung: E-Mail Verteiler einrichten (Verteilergruppe)
b.5. Weiterleitung auf Domainebene
- Unter bestimmten Voraussetzungen kann es sinnvoll sein, auf Domain- / DNS-Ebene eine Weiterleitung für alle oder einzelne E-Mail Adressen vorzunehmen.
- Die Weiterleitung findet statt, noch bevor die E-Mails den Exchange Server erreichen.
- Kontaktieren Sie dazu bitte unseren technischen Support oder verwenden Sie unseren speziellen Weiterleitungs-Service über das Domain-/DNS Management
