Beim schnellen Durchsehen des Posteingangs werden alle E-Mails als gelesen markiert und sind daher nicht mehr als neu bzw. unbearbeitet erkenntlich. Um Nachrichten zu sichten und erst später zu bearbeiten, bieten Suchordner eine elegante Möglichkeit, Ihre Arbeit effiziert zu organisieren und den Überblick zu behalten. Das manuelle Verschieben von bearbeiteten Nachrichten oder das markieren als „Ungelesen“ entfällt.
Suchordner sind Ordner, die dynamisch E-Mails anzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen und sogar in physisch getrennten Ordnern abgelegt sein können. Diese Anleitung erläutert, wie Sie Suchordner nutzen, um neue, unbearbeitete Nachrichten zu sammeln.
1. Suchordner anlegen
- Wechseln Sie in Outlook auf das Menü „Ordner“.
- Klicken Sie links oben auf „Neuer Suchordner“
- Das Fenster „Neuer Suchordner“ erscheint:
- Scrollen Sie ganz nach unten
- Wählen Sie „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“
- Klicken Sie auf „Auswählen“ (nicht auf OK!)
- Das Fenster „Benutzerdefinierter Suchordner“ öffnet sich:
- Vergeben Sie einen Namen (z.B. „Unbearbeitet“)
- Klicken Sie auf „Kriterien“
- Das Pop-Up Fenster „Suchordnerkriterien“ öffnet sich:
- Aktivieren Sie die Option: [x] Nur solche Elemente:
- Wählen Sie aus dem nebenstehenden Dropdownmenu den Eintrag „nicht gekennzeichnet“
- Schließen Sie alle offenen Fenster mit „OK“.
- Ihr neuer Suchordner erscheint links in der Outlook Ordnerstruktur am unteren Ende in der Kategorie „Suchordner“
2. E-Mails sichten und bearbeiten
Der neue Suchordner zeigt alle Elemente an, die nicht gekennzeichnet sind – unabhängig davon, ob diese schon gelesen oder noch ungelesen sind. Eine bearbeitete Nachricht müssen Sie künftig noch als „Erledigt“ kennzeichnen und der Suchordner zeigt automatisch nur noch die unbearbeiteten Nachrichten an. Um eine E-Mail als „Erledigt“ zu markieren, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Klicken Sie die E-Mail in der Liste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Dropdown-Menü „Nachverfolgung“ > „Als erledigt markieren“
- Markieren Sie die E-Mail und klicken Sie in der oberen Outlook Leiste auf „Erledigt“ – mitten in der Kategorie „QuickSteps“ in der Menüleiste „Start“.
- Falls Sie die E-Mail in einem eigenen Fenster geöffnet haben, klicken Sie in der oberen Navigationsleiste der E-Mail auf „Erledigt“ im Bereich „QuickSteps“.
