Mit Outlook Profilen erstellen Sie voneinander unabhängige Outlook Umgebungen innerhalb eines Windows Accounts. Standardmäßig lädt Outlook automatisch das Standardprofil. Sie können jedoch weitere Profile anlegen und wahlweise ein neues Profil zum Standardprofil machen oder mit mehreren Profilen parallel arbeiten.
1. Einsatzzwecke von mehreren Outlook Profilen
- Trennung von privaten und geschäftlichen Daten
- Verwendung von zwei oder mehr Personen innerhalb eines Windows Accounts (aus Sicherheitsgründen, Datenschutz, etc. ist dies nicht zu empfehlen)
- Testzwecke (z.B. ein produktives Profil und ein Testprofil um Einstellungen, andere E-Mail Accounts, etc. zu testen)
- Bei technischen Problemen mit Outlook oder der Verbindung zu Exchange z.B. Anlegen eines neuen, leeren Profils
2. Profile verwalten
- Beenden Sie Microsoft Outlook.
- Öffnen Sie die Windows Systemsteuerung über das Windows Startmenü.
- Öffnen Sie das Mail-Setup mit dem Icon “Mail” oder “E-Mail” oder “E-Mail (32-Bit)
- Klicken Sie auf “Profile anzeigen” und ein Fenster mit allen aktuellen Profilen wird angezeigt.
2.1. Neues Profil erstellen
- Öffnen Sie die Profilverwaltung wie unter (2. Profile verwalten) beschrieben.
- Klicken Sie auf “Hinzufügen” um eine neues Profil zu erstellen.
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und bestätigen dies mit “OK”
- Das neue Profil wurde erstellt und kann eingerichtet werden.
- Wenn Sie Ihr bestehendes Exchange Konto in einem neuen Profil einrichten, beachten Sie, dass Outlook Ihr gesamtes Postfach einmalig synchronisieren muss. Abhängig von der Größe Ihres Postfachs und Ihrer Internetanbindung kann dies auch bis zu ein paar Stunden dauern.
2.2. Profil auswählen
Sie können entscheiden, ob Outlook beim Start automatisch ein vorausgewähltes Profil verwendet oder Sie beim Start zwischen den Profilen wechseln können.
- Öffnen Sie die Profilverwaltung wie unter (2. Profile verwalten) beschrieben.
- Um Outlook mit einem vorgegebenen Profil zu starten aktivieren Sie die Option “Immer dieses Profil verwenden” und wählen Sie im Dropdown Menü das gewünschte Profil aus.
- Um bei jedem Outlook Start zwischen den Profilen wechseln zu können aktivieren Sie die Option “Zu verwendendes Profil bestätigen”.
2.3. Löschen eines Outlook Profils
Falls Sie – z.B. durch einen technischen Fehler bedingt – ein neues Profil erstellt haben und dieses einwandfrei funktioniert, können Sie das alte Profil löschen.
- Öffnen Sie die Profilverwaltung wie unter (2. Profile verwalten) beschrieben.
- Markieren Sie das zu löschende Profil und klicken auf “Entfernen”.
